Raport kasowy w Danii

Spis treści
Raport kasowy 2
Transakcje gotówkowe 2
Transakcje bezgotówkowe 2
Przychód 2
Lista wydatków 3
Suma gotówkowa „na koniec dnia” 3
Różnice gotówkowe 3
Kary za brak raportów kasowych 4

Raport kasowy
Pierwszą podstawową kwestią jest odpowiedź na pytanie, czym właściwie jest raport kasowy. Raportu kasowego nie należy mylić z raportem sprzedaży, który drukuje się z kasy fiskalnej. W raporcie firma dokumentuje, ile gotówki było rano, w ile wieczorem, czyli, innymi słowy, ile wpłynęło i wypłynęło z kasy.

Transakcje gotówkowe
Do stworzenia raportu kasowego konieczne jest przygotowanie rachunków z całego dnia, w tym płatności gotówkowe od klientów oraz płatności gotówkowe na rzecz klientów, względnie dostawców. Dzięki temu można będzie dokonać bilansu przepływu środków pieniężnych.

Jeżeli wiec przedsiębiorca jest właścicielem np. kawiarni i na początku dnia w kasie jest 500 DKK, to należy to odnotować w przeznaczonym do tego miejscu w raporcie kasowym, w rubryce „gotówka na początku dnia”.

Transakcje bezgotówkowe
Transakcje dokonane kartą kredytową będą musiały zostać odliczone od salda gotówkowego, ponieważ środki te zostaną przelane na rachunek w banku. W związku z tym z automatu do obsługi kart kredytowych drukuje się dokument zwany „sumą transakcji”. Następnie w odpowiedniej kolumnie należy wpisać kwotę, która pochodzi z płatności bezgotówkowych. W ten sposób saldo gotówkowe zostanie właściwie zrównoważone.

Przychód
Rzecz jasna, przychód jest wpływem pieniędzy, który firma odnotowuje na koniec każdego dnia roboczego. Po zakończeniu pracy należy więc dokonać podsumowania sprzedaży gotówkowej, jaka miała w tym czasie miejsce, i wpisać tę kwotę w kolumnie przychodu. Jeżeli sprzedaż jest kombinacją transakcji gotówkowej oraz płatności kartą kredytową, konieczne jest uwzględnienie tego rodzaju zdarzenia. W praktyce oznacza to, że w przypadku, gdy mamy tysiąc koron duńskich w sprzedaży gotówkowej i tyle samo w sprzedaży kartą kredytową, w raporcie wpiszemy łącznie 2 tys. DKK. Równocześnie trzeba pamiętać o uwzględnieniu wszystkich innych środków pieniężnych. Sytuacja taka mam miejsce, choćby wtedy, kiedy dostarczamy, w pewnym momencie, w ciągu dnia, do kasy pieniądze z własnej kieszeni ze względu na małą sprzedaż, a konieczne było zapłacenie klientowi. Wówczas w raporcie kasowym, w kolumnie przychodu wpisuje się „wpłacone z moich prywatnych pieniędzy” wraz z kwotą, którą się podało w rejestrze.

Lista wydatków
Wszystkie zakupy dokonane przy użyciu gotówki, jak np. produkty, które są konieczne do funkcjonowania naszego biznesu, gdzie w przypadku kawiarni może to być kawa, która się skończyła i trzeba ją dokupić w ciągu dnia; a więc wszystkie tego rodzaju wydatki, za które płaci się gotówką również odnotowuje się w raporcie kasowym. Płatności dokonane kartą należy pominąć.

Suma gotówkowa „na koniec dnia”
Na koniec tworzonego raportu przychodzi pora na podliczenie sumy gotówki, jaka nam została „na koniec dnia”. Jest to dosyć proste. Jeżeli przedsiębiorca miał rano w kasie 500 DKK, dolicza do tego pieniądze, które wpłynęły w ciągu dnia ze sprzedaży. Przyjmijmy, że wpływ był w wysokości 2 tys. DKK. Zatem łącznie otrzyma 2.5 tys. DKK. Jednocześnie tysiąc koron stanowią transakcje bezgotówkowe, które zostały przelane do banku, stąd konieczne będzie odjęcie tej kwoty od całości utargu, czyli będzie 2.5 tys. DKK – 1 tys. DKK = 1.5 tys. DKK. Oprócz tego załóżmy, że przedsiębiorca ma trzy pokwitowania wydatków zapłaconych gotówką po 100 DKK każdy, czyli 300 DKK, które odejmujemy od 1.5 tys. DKK, co w rezultacie daje 1.2 tys. DKK. Tę ostateczną kwotę należy więc wpisać w kolumnie „gotówka wieczorem”. Dodatkowo ważne jest, aby przeliczyć, fizycznie, znajdującą się w kasie gotówkę. Ważne jest by odnotować ilość nominałów, np. dwa banknoty po 50 DKK, cztery banknoty po 100 DKK itd. Kwestia ta jest bowiem niezmiernie ważna w późniejszych kontaktach z urzędem skarbowym, który potrzebuje mieć dokumentację, potwierdzającą, że w kasie rzeczywiście znajdowało się 1.2 tys. DKK.

Różnice gotówkowe
Czasem zdarzyć się może, że mimo prawidłowego obliczenia raportu kasowego, wynik nie będzie się pokrywał z fizycznym stanem gotówki w kasie. Przyjmijmy, że z raportu wyszło 1.2 tys. DKK, zaś gotówki jest tak naprawdę o 5 DKK więcej – jest to tak zwana różnica gotówkowa. W tej sytuacji, następnego dnia, przy sporządzaniu raportu kasowego należy wpisać niniejszą kwotę w pierwszym wierszu pod nazwą „różnica kasowa z wczoraj”, tak samo w sekcji przychodów (jeżeli różnica kasowa jest ujemna, kwotę wpisuje się w kolumnie „wydatki”). Później dodajemy nasze 5 DKK do rejestru (lub odejmujemy, zależy od sytuacji). Przy ponownym otwarciu raportu kasowego, w rubryce „gotówka rano” wyświetli się 1.2 tys. DKK, zaś w pierwszym wierszu pod „różnice gotówkowe z wczoraj” w kolumnie przychodzącej pojawi się 5 DKK. Działanie to należy kontynuować każdego dnia. Zarówno raport kasowy, jak i arkusz kalkulacyjny używany do obliczani fizycznej gotówki, stanowią część księgowości, a co za tym idzie przedsiębiorca ma obowiązek przesyłać je wraz z fakturami i sprzedażą.

Kary za brak raportów kasowych
Zaniedbanie obowiązku sporządzania raportów kasowych mogą mieć różne konsekwencje. W przypadku kontroli podatkowej, jeśli duński fiskus uzna, że przedsiębiorca dopuścił się zaniedbania, ze względu na brak raportów kasowych może zignorować przedstawioną dokumentację księgową i oszacować sprzedaż według własnego uznania.

Zgodnie z prawem, przedsiębiorca ma obowiązek tworzenia raportów kasowych. Jednak w zależności od branży oraz rodzaju działalności gospodarczej można zdecydować się na inny przedział czasowy, konieczny do stworzenia raportu. Aczkolwiek, większość firm sporządza raporty kasowe codziennie, dotyczy to przede wszystkim właścicieli sklepów.