Księgowanie faktur w Danii

Księgowanie faktur

Istnieje kilka różnych sposobów przesyłania faktur do zaksięgowania. Jedną z najbezpieczniejszych metod jest zeskanowania dokumentów i przesłanie ich bezpośrednio do oprogramowania księgowego. Można tego dokonać przy pomocy aplikacji bądź przesłać skany bezpośrednio do systemu.

Przesyłanie faktur przez aplikację

Jak zostało wspomniane jedną z opcji księgowania faktur jest przesłanie ich skanu do systemu. Proces ten może różnić się w szczegółach, zależnie od posiadanego oprogramowania. Do najpopularniejszych aplikacji, które umożliwiają zrobienie zdjęcia telefonem i przesłanie skanu do systemu, należą: e-conomic, Dinero oraz Billy’s Billing.

Dropbox

Alternatywnym rozwiązaniem jest również zapisywanie faktur w folderze Dropbox, który następnie należy udostępnić księgowemu.

Inne opcje

Bezpośrednie przesłanie skanów faktur do systemu księgowego również jest możliwe. Wystarczy, posiadając konto w e-conomic, użyć do zatwierdzenia operacji specjalnego adresu e-mail. Jednak równie dobrze można to zrobić za pomocą zwykłej poczty elektronicznej z tym, że przy dużej ilości faktur może być to nieco kłopotliwe. Kolejną opcją jest przesłanie dokumentów pocztą tradycyjną bądź dostarczenie ich osobiście do księgowego. W przypadku przesyłania faktur pocztą lub kurierem, warto pamiętać o numerze identyfikacyjnym, który pozwala śledzić przesyłkę.

Częstotliwość

Większość przedsiębiorców przesyła księgowemu faktury na koniec każdego miesiąca. Oczywiście istnieją również wyjątki, bowiem małe firmy, które mają jedynie kilka faktur na miesiąc, czasem decydują się na przesłanie dokumentacji raz na trzy miesiące. Warto jednak rozważyć, nawet przy mniejszej ilość faktur, dostarczanie dokumentów co miesiąc, dzięki temu księgowy będzie miał większą szansę uniknąć opóźnienia w płatnościach VAT-u.

Rodzaje dokumentów do przesłania

Rodzaj faktur i dokumentów, które należy przesłać księgowemu jest w dużej mierze podyktowany rodzajem prowadzonej działalności. Aczkolwiek istnieją pewne wspólne dla wszystkich przedsiębiorców punkty. Zatem każda firma powinna przesłać:
• faktury sprzedaży;
• faktury dostawców;
• rachunki za mniejsze zakupy;
• wciągi bankowe;
• przedsiębiorcy, otrzymujący od klientów płatności gotówkowe muszą przesłać również raporty kasowe.

Faktury sprzedaży

Przedsiębiorcy, korzystający z jednego z systemów typu: e-conomic, Dinero bądź Billy’s Billing, nie muszą przesyłać faktur sprzedaży, ponieważ księgowy ma do nich dostęp w systemie. Z koeli osoby, które nie korzystają z tego rodzaju produktów, muszą przesłać faktury sprzedaży w formacie PDF, aby możliwe było ich ręczne zaksięgowanie w systemie księgowym.

Faktury dostawców

Wszystkie transakcje z dostawcami powinny być wystawione na dane firmy, nie zaś dane właściciela. Ponadto konieczne jest zebranie wszystkich dokumentów, potwierdzających dokonanie zakupu przez firmę i dostarczenia ich księgowemu.

Rachunki za mniejsze zakupy

Firma to nie tylko duże inwestycję, ale często również mniejsze wydatki, jak np. tankowanie firmowego samochodu. Ogólnie rzecz biorąc, przedsiębiorca powinien posiadać faktury za wszystkie poniesione koszty, ale w rzeczywistości nie zawsze jest to możliwe. Wówczas należy zadbać o to, by płatność była w jakiś sposób udokumentowana. W większości wypadków duński Urząd Skarbowy wymaga faktur za wszelkiego rodzaju transakcje. Co w takiej sytuacji zrobić? Zwyczajowo przyjęło się, że za wydatki w kwocie do mniej więcej 700 DKK wystarczy przedstawić paragon. Lepiej jednak uciekać się do tego rozwiązania w ostateczności. Jeżeli więc kasjer w supermarkecie nie ma możliwości wystawienia faktury, dobrze jest dokonać płatności firmową kartą kredytową, dzięki czemu zostanie ona odnotowana na wyciągu bankowym, który również należy przedstawić w urzędzie. Bowiem na wyciągu bankowym zostają zapisane wszystkie płatności dokonane kartą.

Gotówka

Dużą ilością gotówki obracają przedsiębiorcy, prowadzący przede wszystkim lokale usługowe, to jest restauracje, sklepy itp. Właściciele mają wówczas obowiązek sporządzania dziennych raportów gotówkowych, jak również raportów kasowych. Zaniedbania w tej kwestii, mogą skutkować różnorodnymi sankcjami.

Raport kasowy

Najogólniej rzecz ujmując każdy raport kasowy zawiera pewne podstawowe informacje, dotyczące stanu gotówki w kasie na początku oraz na końcu każdego dnia pracy. Dzięki temu, przedsiębiorca (a także fiskus) może określić, ile pieniędzy w ciągu dnia wpłynęło i wyszło z kasy. Zazwyczaj, raport kasowy powinno się sporządzać codziennie, choć istnieje możliwość zmiana tego zakresu. Jednocześnie warto podkreślić, że firmy dosyć rzadko decydują się na taki krok, a w przypadku sklepów mogło by to być bardzo uciążliwe i komplikować księgowość. W przypadku, gdy zostanie przeprowadzona kontrola i urzędnik stwierdzi, że doszło do zaniedbania, bo np. sprzedaż nie została zgłoszona, może to skutkować odmową przyjęcia dokumentacji księgowej. W tym wypadku Urząd Skarbowy sam oszacuje wartość sprzedaży.