Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w Danii

1Spis treści
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? 2
Przygotowanie do rejestracji w urzędzie 2
Problemy z klasyfikacją statusu 3
Firmowe konto bankowe 3
Działalność bez konta w duńskim banku 4
NemKonto 4
e-Boks 4
Księgowość 4
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o. o. 5

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Utworzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Danii jest stosunkowo proste. Jednak zanim przedsiębiorca będzie mógł mieć legalną firmę powinien zarejestrować swoją działalność. Niniejsza forma biznesu wymaga posiadania rezydentury podatkowej w państwie duńskim. Prowadzenie przedsiębiorstwa na zasadach jednoosobowej działalności wymaga także wiele pracy ze strony właściciela, który musi zmierzyć się z konkurencyjnym rynkiem. Od strony prawnej forma działalności jednoosobowej nie jest uznawana za „firmę” w ścisłym tego słowa znaczeniu. W praktyce oznacza to, że nie posiada ona odrębnej osobowości prawnej, a co za tym idzie nakłada na właściciela obowiązek ponoszenia wszystkich konsekwencji finansowych.

Przygotowanie do rejestracji w urzędzie
W pierwszym rzędzie konieczne jest ustalenie nazwy firmy oraz jej adresu. W procesie rejestracji wymagane jest wybranie unikalnej nazwy przedsiębiorstwa. Niespełnienie tego warunku skutkuje bowiem odrzuceniem wniosku. Z kolei adres firmy powinien z reguły odpowiadać miejscu faktycznego prowadzenia działalności. W przypadku, gdy na początku przedsiębiorca nie posiada zewnętrznego biura, urząd dopuszcza zarejestrowanie działalności pod adresem prywatnym, choć należy dodać, że działanie to nie jest poparte prawem. Drugą istotną kwestią jest data rozpoczęcia działalności. Decyzja ta ma charakter ściśle strategiczny, gdyż może ułatwić bądź utrudnić pierwszy okres funkcjonowania. Z reguły, dość dobrym posunięciem jest zainicjowanie aktywności biznesowej wraz z początkiem kwartału (1 stycznia, 1 kwietnia, 1 lipca, 1 października). Korzyści, płynące z tej sugestii, odnoszą się przede wszystkim do kwestii związanych z księgowością. Otóż, w wypadku podania daty 31 grudnia jako początkowej, właściciel będzie zobowiązany do złożenia deklaracji VAT za ostatni kwartał, deklaracji podatkowej oraz złożenia rocznego raportu finansowego z ten jeden dzień pracy w kończącym się roku podatkowym. Oczywiste jest, że dopełnienie tych obowiązków pociąga za sobą zarówno niepotrzebny nakład pracy, jak również koszty. Oprócz tego, warto wiedzieć, że podając, we wniosku o rejestrację, datę przyszłą, konieczne będzie wstrzymanie wszelkich innych kroków, jak np. złożenie wniosku o utworzenie konta bankowego, do momentu formalnego (czyli tego podanego na formularzu rejestracyjnym w urzędzie) otwarcia firmy. Przed podjęciem dalszych czynności legalizacyjnych należy znaleźć kod działalności – branchekode – który opisuje rodzaj wykonywanych usług. Po tym wszystkim, formularz rejestracyjny należy złożyć w systemie VIRK. W tym celu niezbędne jest posiadanie duńskiego identyfikatora NemID, który uzyskuje się na wniosek zainteresowanego przed rejestracją działalności. Kiedy już wniosek o rejestrację działalności został złożony w systemie VIRK, czas na uzyskanie numeru rejestracyjnego CVR, co może zająć dzień lub dwa. CVR składa się z ośmiu cyfr, które są przypisane do konkretnej firmy. CVR służy również jako identyfikator VAT. W przypadku handlu z partnerami, należącymi do wspólnoty państw UE przed numerem VAT (CVR) należy dodać skrót „DK”: DK12345678. Wspomniany numer pozwala uzyskać także dostęp do internetowej strony duńskiego urzędu skarbowego „SKAT Erhverv” – rządowej platformy, która umożliwia złożenie deklaracji podatku VAT, podatków pracowniczych itd. Z kolei rozliczając podatek dochodowy od osób fizycznych, należy skorzystać ze strony „SKAT Borger”.

Problemy z klasyfikacją statusu
Czasem zdarza się, że osoby samozatrudnione mogą zostać uznane przez urząd skarbowy za pracownika lub freelancera. Dzieje się tak, ponieważ na ocenę tę składają się szczegółowe wytyczne związane z prawem podatkowym.

Firmowe konto bankowe
Dopiero w chwili, gdy przedsiębiorca uzyska unikalny numer CVR ma możliwość złożenia wniosku o otwarcie firmowego konta bankowego. W tym celu należy przygotować następujące dokumenty:
• plan biznesowy;
• budżet zysków i strat;
• budżet przepływów pieniężnych;
• budżet bilansowy;
• budżet na prywatne wydatki.

Uzyskanie akceptacji wniosku jest w Danii dosyć trudne i czasochłonne. Wymieniona dokumentacja pozwoli przyspieszyć ten proces i zwiększyć prawdopodobieństwo jego pozytywnego rozpatrzenia. Jednak w wielu wypadkach, przedsiębiorcom udaje się otrzymać zgodę banku dopiero po 3 do 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności, gdyż mogą wzbogacić dokumentację o pierwsze raporty finansowe, które uwierzytelniają ich przed bankiem. Instytucje finansowe w Danii są bowiem bardzo ostrożne w stosunku do potencjalnych klientów, gdyż prawo jest niezwykle restrykcyjne w kontekście zapobiegania przestępstwom finansowym.

Działalność bez konta w duńskim banku
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że w Danii niedozwolone jest korzystanie z konta osobistego do celów firmowych. Jeśli takowa sytuacja ma miejsce, a bank się o tym dowie, konto zostanie zablokowane. Faktu tego nie zmienia nawet to, że w świetle prawa firma nie posiada odrębnej osobowości prawnej, lecz jest tożsama z właścicielem. Co więc zrobić, gdy duński bank odmawia otworzenia konta firmowego, a firma nie może się już bez tego dłużej obejść? Powszechnie stosowanym remedium jest wówczas utworzenie w pierwszej fazie działalności firmy konta Revolut. Revolut to internetowy bak, który oferuje usługi międzynarodowe. Po zarejestrowaniu się i szybkiej weryfikacji, przedsiębiorca otrzyma kartę MasterCard. Największy problem stanowią przelewy, które w tej sytuacji mają status zagranicznych, a nie krajowych. Mimo to, prezentowana alternatywa pozwala sprawniej funkcjonować nowo otwartemu biznesowi, co z kolei pozwoli zwiększyć w przyszłości szansę na pozytywne rozpatrzenie wniosku w duńskim banku.

NemKonto
NemKonto to w najprostszym ujęciu status przypisywany do firmowego konta bankowego. Status ten jest potrzebny do uzyskania zwrotu podatku VAT. Z reguły po utworzeniu konta, bank sam ustawia je jako NemKonto. Aczkolwiek zawsze warto się upewnić. Oprócz tego dobrze jest też wiedzieć, że konto Revolut również można ustawić jako NemKonto. W tym celu wystarczy przesłać informacje, dotyczące korzystania z zagranicznego konta bankowego do odpowiednich organów.

e-Boks
W Danii komunikacja z urzędami jest dosyć prosta. Wszystko za sprawą skrzynki e-Boks, która służy do wymiany korespondencji między interesantami a organami administracji publicznej. Utworzenie skrzynki e-Boks jest obowiązkowe. Logowanie do systemu jest możliwe dzięki identyfikatorowi NemID.

Księgowość
Prawo w Danii nakazuje korzystać do celów księgowych ze specjalnie dedykowanych programów, które posiadają odpowiednie certyfikaty. Właśnie dlatego, nie można używać programu Excel. Konieczne jest posiadanie stosownego oprogramowania, ponieważ tego wymagają przepisy dotyczące prowadzenia księgowości w firmie. Właściciele firm jednoosobowych często korzystają z rozwiązania, jakie oferuje e-conomic. Program posiada takie funkcje, jak np. raportowanie i kontrola. E-conomic to płatne oprogramowanie, za które w 2021 roku stawka wynosiła 129 DKK na miesiąc przy wykupieniu licencji „start-up”. Przedsiębiorcy, prowadzący działalność jednoosobową, znajdą tam wszystkie potrzebne narzędzie. E-conomic wystawia fakturę za abonament kwartalnie. Jednocześnie warto przemyśleć zakup modułu skanującego, którego utrzymanie to wydatek rzędu 59 DKK za miesiąc. Moduł pozwala skanować rachunki i faktury do systemu e-conomic za pomocą telefonu komórkowego i/lub poczty.

Osoby prowadzące własny biznes w Danii powinny gromadzić wszelkiego rodzaju dokumenty potwierdzające deklarowane przez nich transakcje. Formatem powszechnie funkcjonującym jako standardowy jest PDF. Oprócz gromadzenia faktur, osoby oferujące usługi i/lub produkty są zobowiązane do wystawiania faktur sprzedaży klientom. Warto też pamiętać o terminowym regulowaniu zobowiązań firmy (jak rachunki telefoniczne, ubezpieczenie itp.). Przedsiębiorcy prowadzący działalność jednoosobową mają prawo odliczyć koszty związane z prowadzeniem firmy. Dlatego należy pilnować, by faktury dotyczące firmy były wystawiane na firmę, nie zaś nazwisko właściciela. W przeciwnym wypadku odliczenie nie będzie możliwe. Ogólnie rzecz biorą, ze względu na skomplikowany system podatkowy i nie tylko, dobrze jest mieć księgowego, który dobrze zna duńskie przepisy.

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o. o.
Jeśli przedsiębiorca otworzył jednoosobową działalność gospodarczą i z jakichś względów chciałby ją przekwalifikować na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, to ma on taką możliwość. W Danii istnieją różne rodzaje spółek z o. o., lecz większość decyduje się na ApS, która jest najmniejszą formą spółki z o. o., a co za tym idzie pociąga za sobą najmniejsze koszty.