Delegowanie pracowników do Danii

W kontekście rosnącej międzynarodowej współpracy i globalizacji rynków, coraz więcej firm poszukuje sposobów na ekspansję zagraniczną i wiążący się z tym rozwój. Z perspektywy wielu polskich przedsiębiorstwa kraj jakim jest Dania, z wyjątkowo dobrze rozwiniętym rynkiem pracy oraz stabilną gospodarką, staje się interesującym miejscem zarówno do realizacji różnego typu projektów jak i do świadczenia usług. Coraz bardziej popularne wśród polskich przedsiębiorców staje się także delegowanie pracowników z Polski do Danii.

Delegowanie przez pracodawcę pracowników za granicę przynosi konsekwencje w postaci licznych obowiązków i formalności, które dotyczą obu tych stron. Pracodawcy, wysyłając swoich pracowników do pracy za granicą, muszą przestrzegać nie tylko polskich przepisów dotyczących prawa pracy, podatków i ubezpieczeń społecznych, ale również przepisów obowiązujących w kraju, do którego pracownik jest delegowany. Ponadto, konieczne jest przestrzeganie międzynarodowych regulacji dotyczących delegowania pracowników oraz koordynacji ubezpieczeń społecznych.

Rozważasz delegowanie pracowników do Danii? Nasze usługi zapewnią Ci kompleksową pomoc w zakresie przestrzegania duńskich przepisów prawa pracy, opodatkowania oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Z nami zyskasz pewność, że proces delegowania będzie zgodny z międzynarodowymi regulacjami i lokalnymi wymaganiami. Skontaktuj się z nami, aby ułatwić sobie delegowanie pracowników.

Duńska ustawa o delegowaniu pracowników 

Ustawa regulująca delegowanie pracowników za granicę implementuje dyrektywę Unii Europejskiej dotyczącą tego procesu. Celem tej dyrektywy jest zapewnienie równej konkurencji oraz przestrzegania praw pracowniczych, gdy pracownicy są wysyłani do innych krajów członkowskich. Pracownicy delegowani do państw będących członkami UE lub EOG otrzymują gwarancję przestrzegania określonych warunków pracy obowiązujących w kraju, który ich przyjmuje.

Na podstawie Dyrektywy 96/71, duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z dnia 25 marca 2011 roku nie precyzuje minimalnych stawek wynagrodzenia, jakie polskie firmy usługowe powinny wypłacać swoim pracownikom delegowanym do Danii. Ponadto, w tej ustawie nie istnieje wymóg, aby przedsiębiorstwa z innych państw członkowskich UE przystępowały do układów zbiorowych z duńskimi związkami zawodowymi.

Ustawa dotycząca delegowania pracowników za granicę wprowadza również dyrektywę Unii Europejskiej dotyczącą egzekwowania przepisów wykonawczych. Celem tej dyrektywy jest poprawa egzekwowania praw określonych w ustawie o delegowaniu pracowników, obchodzeniu przepisów i przeciwdziałanie nadużyciom.

Pracownik delegowany i pracodawca delegujący

Jeśli prowadzisz własną firmę, której stałe miejsce prowadzenia działalności lub siedziba to Polska i jednocześnie zatrudniasz w niej pracowników, masz możliwość tymczasowego kierowania ich do pracy w innym kraju Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach świadczonych przez twoją firmę usług. W takim przypadku stajesz się pracodawcą delegującym.

Przedsiębiorstwo, które wysyła zatrudnione przez siebie osoby do Danii w celu świadczenia usług, jest zobowiązana do zarejestrowania się w systemie RUT (www.virk.dk/rut), zarządzanym przez Erhvervsstyrelsen. Rejestracji należy dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez delegowanego pracownika. W przypadku podejmowania kolejnych zleceń firma musi ponownie przeprowadzić taką rejestrację, podając informacje dotyczące pracowników wykonujących zlecenie oraz lokalizacji świadczenia zleconych usług.

Aby przepisy Ustawy o oddelegowaniu pracowników do pracy za granicą miały zastosowanie, musi istnieć stosunek pracy między pracownikiem a firmą delegującą lub udostępniającą swoich pracowników innemu podmiotowi. Oprócz tego pracodawca delegujący musi mieć rzeczywistą siedzibę w swoim kraju macierzystym, co w rzeczywistości jest równoznaczne z tym, że prowadzi w tym kraju działalność.

Zagraniczna firma może zdecydować się na delegowanie swoich pracowników do Danii w konkretnych przypadkach:
- Gdy wysyła pracownika do pracy dla firmy, która należy do tej samej grupy kapitałowej lub jest w inny sposób bezpośrednio powiązana z przedsiębiorstwem delegującym.
- Kiedy firma posiada agencję pracy tymczasowej lub podobne mechanizmy, umożliwiające wynajęcie pracownika przedsiębiorstwu w Danii.
- Gdy firma deleguje pracownika do Danii, aby świadczył usługi na rzecz odbiorcy w Danii, takiego jak osoba prywatna lub firma.

Osoba, która na co dzień pracuje w innym kraju, ale została tymczasowo wysłana do Danii lub innego państwa przez pracodawcę w ramach świadczonych przez niego usług, to pracownik delegowany.

Szczegółowa definicja pracownika zależy od przepisów konkretnego kraju, do którego jest delegowany. W innych krajach UE, EOG lub Szwajcarii praca na podstawie umowy zlecenia jest uznawana za pracę częściowo podporządkowaną i współorganizowaną przez firmę delegującą. W rzeczywistości pracownikiem delegowanym może być także osoba zatrudniona w Polsce, nawet na podstawie umowy zlecenia.

Również cudzoziemiec – obywatel państwa trzeciego, który pracuje w firmie mającej siedzibę lub stałe miejsce działalności w Polsce, może być pracownikiem delegowanym, pod warunkiem, że legalnie przebywa i pracuje w Polsce. Pracodawca ma możliwość delegowania takiego pracownika do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii na praktycznie identycznych zasadach, co obywatela polskiego. Konieczne jest jednak sprawdzenie, czy kraj przyjmujący nie będzie wymagał odpowiedniego tytułu pobytowego, na przykład właściwej wizy, umożliwiającej podjęcie pracy.

Tymczasowi pracownicy w wielu przypadkach mogą mieć prawo do lepszych warunków zatrudnienia niż te, które są powszechnie obowiązujące dla reszty obywateli. Korzystniejsze warunki są zazwyczaj określone przez:
- przepisy prawa kraju przyjmującego,
- powszechnie stosowane układy zbiorowe,
- obowiązujących u konkretnego pracodawcy układów zbiorowych, do którego pracownik został delegowany.

Niezależnie od sytuacji, pracodawca użytkownik musi przed rozpoczęciem delegowania poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego przedsiębiorstwie.

W przypadku gdy pracownik delegowany zajmuje się wykonywaniem pracy umysłowej, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia wszystkich kosztów jakie mogą się pojawić w związku z jego podróżą i pobytem w Danii w ramach pracy. Ta zasada dotyczy sytuacji, gdy pracownik jest wysyłany z stałego miejsca pracy w Danii do tymczasowej pracy w innym miejscu, niż do tej pory. Praca umysłowa obejmuje standardowe zajęcia w sprzedaży, handlu oraz prace biurowe.

Przepisy dotyczące delegowania kierowców odnoszą się do pracowników zatrudnionych przez firmy z siedzibą w innym kraju UE. Kierowca jest traktowany jako delegowany do pracy w Danii, jeśli realizuje przewóz towarów lub pasażerów, bierze udział w drogowym odcinku transportu kombinowanego, lub wykonuje transport międzynarodowy, który nie jest dwustronny, w obrębie Danii.

Jeśli oddelegowany pracownik najemny wykonuje prace domowe lub prace w rolnictwie, a zakwaterowanie wlicza się w jego wynagrodzenie, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia mu nowoczesnych i komfortowych warunków mieszkaniowych oraz dostarczenia czystych ręczników i pościeli. Ponadto, pracodawca musi również opłacić ubezpieczenie mienia ruchomego pracownika, które powinno odpowiadać standardowemu ubezpieczeniu dla gospodarstw domowych.

Przepisy prawne i warunki pracy dla pracowników delegowanych

Jeśli posiadasz przedsiębiorstwo oferujące usługi w Danii lub jesteś zatrudniony za granicą, powinieneś być świadomy i stosować się do lokalnych regulacji prawnych obowiązujących w danym kraju. Pracując tymczasowo w Danii dla zagranicznej firmy, która deleguje Cię do wykonywania usług, podlegasz przepisom Ustawy o delegowaniu pracowników za granicę. Musisz również przestrzegać duńskich regulacji dotyczących wynagrodzenia, równego traktowania, niedyskryminacji oraz wybranych przepisów dotyczących czasu pracy.

Tymczasowość charakteryzuje delegowanie pracowników – nie może być stanem stałym i musi mieć ustalony czas trwania. Pracodawca, który deleguje pracownika na krótki okres, może ewentualnie przedłużyć ten okres do maksymalnie 18 miesięcy, pod warunkiem złożenia uzasadnionego powiadomienia o przedłużeniu delegowania. Tego rodzaju powiadomienie powinno być oficjalnie złożone przed zakończeniem 12-miesięcznego okresu delegowania pracownika. W sytuacji, gdy uzasadnione powiadomienie zostanie złożone, delegujący pracodawca ma obowiązek zagwarantowania odpowiednich warunków pracy określonych dla krótkoterminowego delegowania przez cały czas jego trwania, czyli do maksymalnie 18 miesięcy. Państwo przyjmujące zwykle wymaga, aby pracodawca delegujący przedstawił powody przedłużenia, jednak nie ma prawa ich kwestionować, ponieważ przedłużenie delegowania jest traktowane jako obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie jako wniosek, więc państwo nie może odmówić zgody na przedłużenie.

Prawo do bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy przysługuje Ci na takich samych zasadach jak pracownikom w Danii, jeśli jesteś pracownikiem delegowanym. Choć w kwestii prawa do urlopu obowiązują głównie przepisy Twojego kraju macierzystego, masz zagwarantowane minimalne standardy, które są odgórnie określone przez duńską Ustawę Urlopową.

Opodatkowanie wynagrodzeń zagranicznych pracowników w Danii

Międzynarodowy wynajem siły roboczej ma miejsce, gdy pracownik, zatrudniony na podstawie umowy o pracę z jednym przedsiębiorcą (formalnym pracodawcą), wykonuje swoje obowiązki za granicą na rzecz innego przedsiębiorcy (faktycznego pracodawcy).

Duńskie organy podatkowe (SKAT) udostępniły oficjalny poradnik, który szczegółowo omawia zasady nowego podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej. Poradnik ten definiuje „międzynarodowy wynajem siły roboczej” jako sytuację, w której pracownicy zatrudnieni przez zagranicznych pracodawców są delegowani do pracy dla duńskich firm, wykonując zadania będące integralną częścią działalności tych firm. W takim przypadku występują trzy podmioty:

1. Pracownik będący rezydentem podatkowym w Polsce.
   
2.  Pracodawca z Polski lub innego kraju (formalny pracodawca), który deleguje swoich pracowników do Danii.
   
3.  Duńska firma, dla której polski pracownik wykonuje pracę (faktyczny pracodawca).

Wysyłanie pracowników do pracy za granicą staje się coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców. W takich sytuacjach Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jako odpowiednia instytucja, wydaje zaświadczenie A1, które potwierdza, że delegowani pracownicy są objęci polskim prawem ubezpieczeń społecznych. W praktyce oznacza to, że ich ubezpieczenie pozostaje w polskim ZUS. Z uwagi na to, że Polska jest jednym z głównych delegatorów pracowników w UE, warto dokładniej przyjrzeć się zasadom funkcjonowania zaświadczenia A1.

Ustawa L921 dotycząca podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej, która weszła w życie 19 września 2012 roku, reguluje kwestie związane z wynajmem pracowników. Zgodnie z tą ustawą, duński przedsiębiorca, na rzecz którego wykonywana jest praca, może być uznany przez duńskie organy podatkowe za tzw. „faktycznego pracodawcę” w ramach ustawy L921 oraz umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Termin „faktyczny pracodawca” oznacza pracodawcę, który rzeczywiście korzysta z pracy pracownika i bierze na siebie odpowiedzialność oraz ryzyko związane z wynikami jego pracy, w przeciwieństwie do formalnego pracodawcy, z którym pracownik ma podpisaną umowę o pracę.

Praca, która jest integralną częścią działalności duńskiego przedsiębiorcy, obejmuje zarówno zadania związane z podstawową działalnością firmy, jak i rutynowe usługi wspierające tę działalność, takie jak usługi rachunkowe czy sprzątanie.

Duńskie przepisy dotyczące obliczania okresów delegowania nie są jednoznacznie określone. Z tego też powodu zanim zdecydujemy się na oddelegowanie pracownika należy sprawdzić, czy w wybranym kraju docelowym obowiązują szczególne regulacje w tej sprawie. Należy mieć na uwadze, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii mogą stosować różne zasady niż te, które zostały ustalone przez Komisję Europejską. Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Komisji Europejskiej:
- Okresy delegowania należy liczyć oddzielnie dla każdej usługi świadczonej.
- Ponadto, jeśli ten sam pracodawca wysyła kolejnych pracowników do realizacji tego samego zadania w tym samym miejscu, okresy delegowania tych pracowników sumują się. Podczas oceny, czy jest to to samo zadanie, bierze się pod uwagę nie tylko rodzaj świadczonej usługi, ale także zakres wykonywanej pracy oraz adresy, gdzie ta praca jest realizowana.

Duński przedsiębiorca ma obowiązek potrącenia podatku w chwili uiszczania płatności za fakturę dotyczącą usługi świadczonej przez polskiego kontrahenta. Obowiązek ten dotyczy zarówno sytuacji, gdy duńska firma zatrudnia polskich pracowników na podstawie umowy bezpośrednio z polskim pracodawcą, jak i w przypadku, gdy zatrudnienie i wypłata wynagrodzenia odbywa się za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej lub innego pracodawcy. Co miesiąc duński przedsiębiorca, który potrąca podatek od wynajmu siły roboczej, powinien sporządzić listę wszystkich pracowników świadczących usługi oraz kwoty potrąconego podatku. Zarówno wynagrodzenie, jak i potrącony podatek są prezentowane w walucie duńskiej według kursu wymiany obowiązującego w dniu potrącenia podatku.

Przedsiębiorca prowadzący swoją działalność gospodarczą w Danii ma obowiązek wpłacić pobrany podatek do 10 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym dokonano potrącenia podatku i uregulowano płatność za fakturę. Z kolei duże duńskie firmy, które rozliczają się na zasadzie zaliczek na podatek, są zobowiązane do uiszczenia tego podatku najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca rozliczeniowego.

Ustalanie rezydencji podatkowej opiera się na dwóch kryteriach, z których spełnienie jednego jest wystarczające. Jeśli pracownik ma centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) na terytorium Polski, jest to jeden z warunków. Drugim kryterium jest podleganie nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, co w praktyce oznacza, że pracownik musi rozliczać się z całkowitych przychodów, w tym również wynagrodzenia za pracę, niezależnie od miejsca ich uzyskania, pod warunkiem, że jest polskim rezydentem podatkowym.

Będąc oddelegowanym pracownikiem z polskiej firmy do pracy na rzecz duńskiego przedsiębiorstwa, możesz chcieć uniknąć płacenia duńskiego podatku przez pierwsze sześć miesięcy. Może wystąpić jednak taka sytuacja, że SKAT uzna, że zostałeś wynajęty przez duńską firmę, a wtedy możesz być zobowiązany do płacenia duńskiego podatku już od pierwszego dnia swojego pobytu w Danii. W takim przypadku obowiązują następujące regulacje:
- Stawki podatkowe to 8% tzw. am-bidrag oraz 30% podatek dochodowy.
- Za odprowadzenie podatku do odpowiednich instytucji odpowiedzialna jest duńska firma.
- Zasady dotyczące wynajmu pracowników bez względu na to, czy zagraniczny pracodawca jest zarejestrowany jako płatnik podatku w Danii.

Specjalna forma opodatkowania wynagrodzeń zagranicznych pracowników, ustalona przez ustawę L921, wynosi dokładnie 35,6%. Odpowiedzialność za pobór tego podatku spoczywa na duńskim przedsiębiorcy, który zatrudnia polskich pracowników. Podstawą obliczenia podatku jest wynagrodzenie brutto polskiego pracownika, które jest zgłaszane przez polską firmę zatrudniającą danego pracownika. Całkowity podatek składa się z dwóch części:
- 30% podatek od wynajmu siły roboczej, po uwzględnieniu podatku na rynek pracy.
- 8% podatek na rynek pracy, obliczany od dochodu brutto.

Ubezpieczenie zdrowotne pracowników w delegacj

Kiedy wysyłasz pracownika do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii w celu świadczenia usług, możesz napotkać wątpliwości dotyczące miejsca, w którym należy opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne za tę osobę.

Zasadniczo pracownik powinien być ubezpieczony w państwie, w którym wykonuje swoją pracę, czyli w kraju przyjmującym w okresie delegowania. Ogólnie rzecz biorąc, przepisy pozwalają, aby pracownik podlegał ustawodawstwu tylko jednego kraju. Możliwe jest jednak, aby składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne były opłacane w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce. W przypadku gdy z jakichś powodów nie spełniasz wszystkich wymogów do objęcia pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, konieczne będzie zgłoszenie go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kraju, gdzie pracuje w czasie delegacji.

Podczas okresu delegowania pracownicy mają prawo korzystać ze świadczeń medycznych w kraju, do którego zostali oddelegowani. Świadczenia te są zapewniane zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym państwie i są realizowane w placówkach mających umowę z lokalną kasą chorych, odpowiadającą polskiemu NFZ. Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) jest dokumentem umożliwiającym dostęp do tych świadczeń. Aby uzyskać kartę EKUZ, należy złożyć wniosek w odpowiednim oddziale NFZ, który odpowiada miejscu zamieszkania pracownika. Wniosek o kartę EKUZ może złożyć zarówno pracownik delegowany, jak i upoważniony przez niego pracodawca.

Ramy czasowe delegowania

Przepisy nie określają szczegółowo, jak długo może trwać delegowanie, ale dzielą je na dwa główne okresy:
- Krótkoterminowe delegowanie, które obejmuje okres do 12 miesięcy.
- Delegowanie długoterminowe, przekraczające 12 miesięcy.

Typ delegowania, czy to krótkoterminowe, czy długoterminowe, ma wpływ na warunki pracy, które muszą być zapewnione pracownikowi delegowanemu.

Jeżeli pracownik jest delegowany przez firmę na okres nieprzekraczający 12 miesięcy, lub 18 miesięcy po złożeniu stosownego powiadomienia w kraju przyjmującym, konieczne jest zapewnienie mu warunków zatrudnienia, które są zgodne z lokalnymi przepisami prawa lub obowiązującymi układami zbiorowymi w tym kraju. W zakresie tych warunków powinno się uwzględnić:
- Wynagrodzenie, które powinno obejmować wszystkie obowiązkowe składniki i być określone przez prawo krajowe lub stosowane układy zbiorowe.
- Warunki zakwaterowania, jeśli są zapewniane przez pracodawcę w kraju przyjmującym.
- Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych.
- Dodatki lub zwrot kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeśli są wymagane w czasie delegacji.
- Minimalne okresy odpoczynku oraz maksymalny czas pracy.
- Zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn.
- Środki ochrony dla kobiet w ciąży, kobiet po porodzie oraz młodzieży poniżej 18. roku życia.

Prowadząc agencję pracy tymczasowej i delegując pracowników za granicę, jesteś zobowiązany do zapewnienia im przynajmniej takich samych warunków zatrudnienia, jakie obowiązują pracowników tymczasowych w konkretnym kraju przyjmującym. W przypadku, gdy warunki zatrudnienia pracownika w Polsce są dla niego korzystniejsze niż te, które obowiązują w kraju, do którego delegujesz pracowników, musisz utrzymać polskie standardy pracy przez cały okres delegowania. Ponadto, obowiązuje cię przestrzeganie przepisów polskich dotyczących zatrudniania pracowników tymczasowych oraz świadczenia usług pracy tymczasowej.

Kiedy Twój pracownik zostaje oddelegowany do pracy za granicą na czas dłuższy niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy, jeśli złożysz uzasadnione powiadomienie w kraju przyjmującym), konieczne jest zapewnienie mu takich warunków zatrudnienia, które są zgodne z lokalnym prawem lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi w kraju przyjmującym. W tym przypadku należy jednak pominąć:
- przepisy dotyczące procedur i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę,
- regulacje dotyczące uzupełniających planów kapitałowych dla pracowników,
- przepisy dotyczące klauzul o zakazie konkurencji.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego

Wynagrodzenie dla pracownika delegowanego musi uwzględniać wszystkie obowiązkowe składniki, jakie są wymagane przez krajowe przepisy lub układy zbiorowe, które są powszechnie stosowane w danym regionie lub sektorze. Oznacza to, że pracownik delegowany powinien otrzymywać wszystkie elementy wynagrodzenia oraz dodatki, które przysługują lokalnym pracownikom w tej samej branży i regionie. Chociaż całkowita wysokość wynagrodzenia dla pracownika delegowanego może różnić się od wynagrodzenia pracownika lokalnego, składniki i podstawy obliczeń muszą być porównywalne. Warto jednak zauważyć, że ta zasada nie odnosi się do pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie powinno być równe wynagrodzeniu pracowników lokalnych zatrudnionych przez pracodawcę w kraju przyjmującym.

W Danii nie ma ustawowego minimalnego wynagrodzenia. Wysokość płac ustala się w ramach układów zbiorowych, które są przedmiotem negocjacji między związkami zawodowymi a organizacjami pracodawców. Bez względu na to, czy delegowanie ma charakter krótkoterminowy, czy długoterminowy, wynagrodzenie pracowników delegowanych musi być ustalane i wypłacane zgodnie z obowiązującymi zasadami od pierwszego dnia delegacji. Warto pamiętać, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie powinno się wliczać kwot przeznaczonych na pokrycie rzeczywistych wydatków związanych z delegowaniem, takich jak koszty wyżywienia, zakwaterowania oraz podróży do i z miejsca delegacji. Tego rodzaju koszty powinny być zwracane pracownikowi lub wypłacane osobno i nie powinny być uwzględniane w porównaniach między wypłacanym wynagrodzeniem a kwotami, które są należne zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju przyjmującym.