Deense BTW-vertegenwoordiging
Bedrijven die buiten de EU opereren maar goederen of diensten in Denemarken verkopen, moeten een Deense fiscale vertegenwoordiger aanstellen.
Veel landen in Europa vereisen dat niet-EU bedrijven een lokale vertegenwoordiger hebben om hun BTW-registratieverplichtingen te beheren. Deze vertegenwoordiger zal toezicht houden op uw BTW-zaken in Denemarken en de verantwoordelijkheid delen voor het naleven van de Deense BTW-regelgeving. Gewoonlijk neemt de fiscale vertegenwoordiger gezamenlijke en hoofdelijk aansprakelijkheid op zich met betrekking tot de BTW-verplichtingen van het bedrijf.
De noodzaak om een fiscale vertegenwoordiger in Denemarken te hebben, hangt af van de geografische locatie van het bedrijf. Als een bedrijf verplicht is om zich voor BTW te registreren in een ander land vanwege zijn activiteiten, kan het nodig zijn om een lokale belastingvertegenwoordiger aan te stellen.
Begrip van Fiscale Vertegenwoordiging
Fiscale vertegenwoordiging verwijst naar een dienst waarbij het ene bedrijf namens een ander bedrijf handelt dat goederen in de Europese Unie wil importeren. Deze opzet helpt importerende bedrijven beter om te gaan met de complexiteit van EU-regelgeving en naleving.In de EU wordt de specifieke belasting die wordt toegepast, de Belasting over de Toegevoegde Waarde (BTW) genoemd. EU-regelgeving vereist dat bedrijven een fysieke aanwezigheid binnen de EU vestigen om de BTW-processen tijdens de douane effectief te kunnen afhandelen. Deze vereiste is cruciaal voor het waarborgen van de naleving van belastingverplichtingen gedurende het importproces.
BTW-vertegenwoordiging omvat het beheren van BTW-aangiften en het afdragen van de vereiste BTW-bedragen aan de autoriteiten. Deze dienst omvat ook het indienen van noodzakelijke Intrastat Europese Verkoopverklaringen wanneer van toepassing, zodat de naleving van regelgeving wordt gewaarborgd.
Er zijn twee hoofdtypen van fiscale vertegenwoordiging: algemene en beperkte.
Voor bedrijven die goederen in Denemarken importeren, is algemene fiscale vertegenwoordiging essentieel, vooral wanneer beperkte fiscale vertegenwoordiging niet haalbaar is. Dit gebeurt vaak tijdens transacties met andere EU-lidstaten of wanneer producten van buiten de EU worden ingevoerd.
Een Artikel 23 vergunning van de Deense belastingautoriteiten stelt bedrijven in staat het verrekeningsmechanisme voor BTW op importen te gebruiken. Dit betekent dat de BTW niet op het moment van invoer hoeft te worden betaald, maar in plaats daarvan kan worden gerapporteerd in de BTW-aangifte. Deze vergunning is echter alleen beschikbaar voor niet-Deense bedrijven die een algemene fiscale vertegenwoordiger hebben aangesteld.
Een algemene belastingvertegenwoordiger, meestal een Deense entiteit, is verantwoordelijk voor het toezicht op alle BTW-gerelateerde transacties voor een buitenlands bedrijf dat in Denemarken opereert. Douaneagenten, logistieke bedrijven of accountants nemen vaak deze rol op zich, beheren de logistiek en zorgen voor naleving van de Deense BTW-wetgeving. De algemene belastingvertegenwoordiger is ook verplicht om zekerheid te stellen aan de Deense belastingautoriteiten, die doorgaans overeenkomt met de verwachte BTW-verplichting voor het buitenlandse bedrijf voor een specifiek kwartaal.
De aansprakelijkheid van de vertegenwoordiger strekt zich verder uit dan alleen de zekerheid, aangezien belastingautoriteiten BTW-betalingen van de afgelopen vijf jaar kunnen herzien. Deze herbeoordeling kan leiden tot een aansprakelijkheid van maximaal vijf keer het oorspronkelijke zekerheidsbedrag, waardoor algemene belastingvertegenwoordigers vaak een overeenkomstige zekerheid van hun buitenlandse klanten vereisen om dit risico te mitigeren.
Beperkte fiscale vertegenwoordiging maakt het mogelijk om goederen in de EU te importeren zonder directe BTW-betaling, wat een significant liquiditeitsvoordeel biedt. Een belastingvertegenwoordiger met beperkte bevoegdheid kan alleen namens een niet-resident bedrijf handelen bij het importeren van goederen en profiteren van de bijbehorende voordelen.
Deze beperkte fiscale vertegenwoordiging maakt ook de eenvoudige toevoeging van nieuwe cliënten onder de bestaande autorisatie mogelijk via één enkele vergunning, waardoor we als fiscale agenten voor bedrijven die producten in de EU importeren kunnen functioneren.
Het gebruik van fiscale vertegenwoordiging kan uw bedrijf helpen zijn concurrentiepositie binnen de Europese Unie te versterken.
Wanneer is BTW-registratie noodzakelijk in Denemarken?
De vereisten voor BTW-registratie in Denemarken zijn vergelijkbaar met die in andere EU-landen, wat voortkomt uit de harmonisatie van BTW-wetgeving binnen de Europese Unie. BTW-registratie is verplicht in Denemarken onder verschillende omstandigheden, waaronder:• Het aanbieden van BTW-plichtige diensten.
• Het verkopen en kopen van goederen binnen Denemarken of het verzenden van goederen vanuit Denemarken naar andere landen.
• Het importeren van goederen in andere EU-landen via Denemarken.
• Het organiseren van live evenementen.
• Het opslaan van goederen in Denemarken.
• Het ontvangen van diensten op basis van omgekeerde heffing zonder BTW-registratie.
Bovendien moeten buitenlandse bedrijven die Business-to-Consumer (B2C) verkopen in Denemarken zich registreren voor BTW als hun verkopen de interne communautaire verkoopgrens overschrijden en zij geen BTW rapporteren via het VAT One-Stop Shop (OSS) systeem.
Bedrijven met een omzet onder DKK 50.000 in de afgelopen 12 maanden zijn niet verplicht om zich voor BTW te registreren in Denemarken, hoewel ze de optie hebben om dit te doen. Als de omzet van een bedrijf de DKK 50.000 overschrijdt en het nietBTW-geregistreerd is, moet het zich dringend registreren. Daarnaast dienen bedrijven die verwachten deze omzetdrempel te bereiken zich ten minste acht dagen voordat ze met hun activiteiten beginnen voor BTW te registreren.
Entiteiten of individuen die betrokken zijn bij BTW-vrije activiteiten zoals gedefinieerd door de Deense wetgeving zijn niet verplicht om zich te registreren. Veelvoorkomende voorbeelden van dergelijke vrijstellingen omvatten:
• Onderwijsdiensten,
• Gezondheidsdiensten zoals medische en tandheelkundige zorg,
• Financiële diensten zoals bankieren en verzekeringen,
• Culturele activiteiten, inclusief bepaalde vormen van kunst en entertainment,
• Goede doelen die specifieke sociale diensten aanbieden.
Bovendien kunnen sommige kleine agrarische ondernemingen ervoor kiezen om gebruik te maken van een forfaitaire BTW-regeling in plaats van een standaard BTW-registratie, waardoor hun BTW-verplichtingen worden vereenvoudigd. Het is vermeldenswaard dat hoewel deze entiteiten niet verplicht zijn om zich te registreren, ze ervoor kunnen kiezen dit vrijwillig te doen als het voordelig is voor hun activiteiten.
Om zich voor BTW in Denemarken te registreren, kunnen buitenlandse ondernemers een formulier invullen op virk.dk. Eenmaal geregistreerd, ontvangen zij een Deens BTW-nummer, bekend als een DK-nummer, dat naar hun opgegeven postadres zal worden verzonden.
Als een bedrijf vanuit het buitenland opereert en belastbare goederen of diensten binnen het land verkoopt, kan het nodig zijn om een registratie voor niet-residenten voor BTW te verkrijgen. Deze vereiste is in overeenstemming met de EU-BTW-richtlijn, die buitenlandse bedrijven verplicht om zich onder specifieke voorwaarden voor BTW te registreren om belastbare transacties te rapporteren en de relevante BTW-heffingen aan te geven.
Welke diensten worden gedekt door Deense fiscale vertegenwoordiging?
Fiscale vertegenwoordiging omvat de volgende diensten:• Assisteren bij het terugvorderen van Deense BTW die is betaald op lokale aankopen, wat het voorbereiden en indienen van BTW-terugvorderingsverzoeken voor niet-residente bedrijven inhoudt.
• Het voorbereiden en indienen van reguliere BTW-aangiften bij de Deense belastingautoriteiten (SKAT).
• Zorgen voor naleving van de lokale regelgeving met betrekking tot facturering, BTW-beheer, boekhoudpraktijken en BTW-rapportage en betalingen.
• Het beantwoorden van vragen en toezicht houden op belastingcontroles uitgevoerd door lokale BTW-autoriteiten.
• Buitenlandse bedrijven helpen met BTW-registratie in Denemarken.
• Het beheren van de betaling van verschuldigde BTW aan de Deense belastingautoriteiten voor het buitenlandse bedrijf.
• Het leveren van vereiste rapporten en documentatie voor de Deense belastingautoriteiten, zoals jaarlijkse aangiften en eventuele aanvullende rapportage-eisen.
• Garanderen van naleving van de binnenlandse BTW-regelgeving.
• Fungeren als tussenpersoon tussen het buitenlandse bedrijf en de Deense belastingautoriteiten.
Bedrijven die Fiscale Vertegenwoordiging Nodig Hebben in Denemarken
Het is cruciaal voor alle bedrijven die in Denemarken actief zijn om hun nalevingsvereisten te beoordelen en zich correct te registreren voordat ze zich bezighouden met belastbare activiteiten, indien van toepassing.Bedrijven die betrokken zijn bij belastbare activiteiten in Denemarken moeten zich registreren als btw-plichtigen, belastbare transacties rapporteren en btw betalen. Terwijl bedrijven binnen de Europese Unie deze processen zelf of via een belastingagent kunnen beheren, zijn bedrijven buiten de EU verplicht een fiscale vertegenwoordiger aan te wijzen om te voldoen aan hun administratieve verplichtingen.
Voor niet-EU bedrijven moet er een fiscale vertegenwoordiger worden aangesteld in Denemarken. Aangezien deze vertegenwoordiger gezamenlijke aansprakelijkheid deelt met de buitenlandse onderneming, moet het bedrijf mogelijk een bankgarantie of een borgsom aan de vertegenwoordiger bieden.
Bedrijven die zich binnen de EU bevinden, evenals die in Noorwegen, Groenland, de Faeröer-eilanden en IJsland, hebben de optie om zich rechtstreeks bij de lokale btw-autoriteiten te registreren. Hoewel het inschakelen van een Deense fiscale vertegenwoordiger niet verplicht is, kunnen niet-residentiële bedrijven ervoor kiezen om de vaak complexe en tijdrovende taken te delegeren aan een lokale expert.
Wij zullen een geregistreerd adres bieden voor het betrokken bedrijf en al het papierwerk in het Deens afhandelen, waarbij we alle communicatie met de lokale autoriteiten beheren. Het is belangrijk op te merken dat de kosten voor deze service verlaagd zijn voor in de EU gevestigde bedrijven, aangezien zij zijn vrijgesteld van gezamenlijke aansprakelijkheid.
Een Belastingvertegenwoordiger Kiezen
Buitenlandse bedrijven die transacties onderworpen aan Deense BTW in Denemarken uitvoeren, moeten mogelijk een Deense belastingvertegenwoordiger aanstellen.Het is essentieel om een belastingvertegenwoordiger te hebben die gevestigd is in Denemarken. Deze eis is van toepassing op alle bedrijven buiten de Europese Unie die betrokken zijn bij belastbare activiteiten in Denemarken, waaronder:
• het exporteren van goederen vanuit Denemarken naar landen buiten de EU,
• het aankopen van goederen die in Denemarken worden verkocht van EU-lidstaten,
• het importeren van goederen in Denemarken uit niet-EU-landen,
• B2B-verkoop van goederen van Denemarken naar EU-lidstaten,
• B2C-verkoop van goederen en diensten aan Deense inwoners, inclusief transacties die via online marktplaatsen plaatsvinden.
Een fiscale vertegenwoordiger in Denemarken zal de BTW-verantwoordelijkheden van het bedrijf namens hen afhandelen met de Deense belastingautoriteiten. Dit omvat het indienen van BTW-aangiften, het doen van BTW-betalingen, het aanvragen van BTW-teruggaven en het beheren van belastingcontroles.
Bovendien is het belangrijk om op te merken dat Europese partners—zoals dienstverleners, leveranciers, klanten en marktplaatsen—vaak aarzelen om samen te werken met niet-Europese bedrijven die geen aangewezen belastingvertegenwoordiger in Denemarken hebben, omdat zij het als te risicovol beschouwen.
Het niet aanstellen van een belastingagent kan leiden tot aanzienlijke boetes van de Deense belastingautoriteit en bedrijven uitsluiten van het ontvangen van BTW-teruggaven.
Waarom kiezen voor een belastingvertegenwoordiger in Denemarken?
Niet-Europese bedrijven kunnen zich niet rechtstreeks voor de btw registreren in Denemarken; ze zijn verplicht om een Deense btw-vertegenwoordiger in te schakelen, meestal een lokaal bureau, dat namens hen optreedt bij de lokale btw-autoriteiten. Deze vertegenwoordiger heeft de taak te zorgen dat aan alle btw-verplichtingen wordt voldaan, inclusief die welke mogelijk eerder niet zijn bekendgemaakt. Daarom kan het zijn dat ze een borg, zoals een bankgarantie, van jou vragen voordat ze akkoord gaan om je te vertegenwoordigen.Via belastingvertegenwoordiging in Denemarken kunnen buitenlandse bedrijven de markt betreden zonder de kosten en complexiteiten van het oprichten van een fysieke bedrijfsvestiging. Deze aanpak stelt hen in staat om het creëren van een bedrijfsstructuur en het beheren van afzonderlijke boekhoudsystemen over te slaan.
Europese bedrijven zijn niet verplicht om een Deense btw-vertegenwoordiger aan te wijzen, maar ze kunnen ervoor kiezen om een agent in te schakelen voor belastingzaken met lokale autoriteiten om hun interacties te vereenvoudigen. In dergelijke gevallen is een bankgarantie niet vereist. De verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de btw-verplichtingen berust echter volledig bij het bedrijf.
De btw-vertegenwoordiger beheert alle btw-gerelateerde verantwoordelijkheden voor het bedrijf vanuit het buitenland, waaronder het verkrijgen van een btw-nummer, het indienen van reguliere aangiften en betalingen, evenals het behandelen van verzoeken om btw-teruggave, naast andere taken.
Naast het vervullen van wettelijke vereisten biedt het inschakelen van een Deense btw-vertegenwoordiger een eenvoudige en kosteneffectieve optie vergeleken met het oprichten van een fysieke vestiging of dochteronderneming. In het bijzonder zijn buitenlandse bedrijven die een belastingvertegenwoordiger in Denemarken aanstellen, niet onderworpen aan vennootschapsbelasting in het land.
Het Delegeren van BTW-Verantwoordelijkheden aan een Fiscale Vertegenwoordiger in Denemarken
Het delegeren van BTW-taken aan een fiscale vertegenwoordiger in Denemarken is essentieel voor het waarborgen van uw bedrijfsvoering, het verminderen van administratieve lasten en het efficiënt beheren van belastingrisico's binnen het land.Het is gebruikelijk voor bedrijven, vooral buitenlandse entiteiten, om BTW-verantwoordelijkheden toe te wijzen aan een fiscale vertegenwoordiger wanneer ze opereren in een rechtsgebied waar ze geen fysieke aanwezigheid hebben of onvoldoende kennis van de lokale BTW-wetgeving.
De BTW-taken die doorgaans aan een fiscale vertegenwoordiger worden gedelegeerd, omvatten:
• BTW-registratie: Het afhandelen van het registratieproces voor BTW binnen het juiste rechtsgebied.
• BTW-aangiften: Het voorbereiden en indienen van BTW-aangiften bij de belastingautoriteiten op regelmatige basis.
• BTW-betalingen: Zorgen voor tijdige betaling van BTW-verplichtingen.
• Factuurcompliance: Bevestigen dat facturen voldoen aan de lokale BTW-voorschriften.
• Administratie: Het bijhouden van nauwkeurige records en documentatie met betrekking tot BTW.
• Communicatie met belastingautoriteiten: Optreden als het belangrijkste aangrijpingspunt voor belastingvragen en -audits.
• BTW-teruggaven: Het beheren van het proces van het terugvorderen van BTW op kwalificerende uitgaven.
• Douane en import-BTW: Toezicht houden op import-BTW en douanerechten, inclusief het implementeren van de omgekeerde heffingsregeling waar nodig.
• Doorlopende compliance: Wijzigingen in BTW-regelgeving volgen om continue naleving te waarborgen.
De regelgeving met betrekking tot intracommunautaire en Deense BTW is ingewikkeld en wordt vaak bijgewerkt. Declaratievereisten ontstaan regelmatig en variëren in frequentie. Niet-naleving, vertragingen en fouten in kasstroombeoordelingen kunnen leiden tot substantiële financiële sancties.
Om onnodige risico's te mitigeren en stress te verlichten, is het raadzaam om professionele experts met uw BTW-verplichtingen te belasten.
Voordelen van het hebben van een belastingvertegenwoordiger in Denemarken
In Denemarken biedt het inschakelen van een belastingvertegenwoordiger voordelen die verder gaan dan alleen het registreren van een buitenlandse leverancier. De nadruk ligt vooral op het vereenvoudigen van de BTW-beheer tijdens import en het verlagen van administratieve kosten voor de buitenlandse leverancier.Door als proxy voor de buitenlandse leverancier op te treden, garandeert de Deense belastingvertegenwoordiger dat hun rechten en verantwoordelijkheden worden gehandhaafd. Het inschakelen van een BTW-vertegenwoordiger kan naast andere voordelen leiden tot lagere kosten en snellere leveringen aan klanten in Europa. Bovendien neemt de vertegenwoordiger verantwoordelijkheid en gedeeltelijke aansprakelijkheid voor de BTW met betrekking tot het transport van goederen.
Als buitenlandse entiteit kun je profiteren van het omgekeerde belastingmechanisme voor imports door een belastingvertegenwoordiger aan te wijzen. Je blijft echter wel verantwoordelijk voor je eigen belastingverplichtingen. Door te kiezen voor een fiscale belastingvertegenwoordiger kun je de taak van het voldoen aan deze verplichtingen aan hen delegeren namens jou.