Co warto wiedzieć przed otwarciem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Danii?

Jak utworzyć nazwę firmy?

Wybranie nazwy dla przedsiębiorstwa może wydawać się czynnością banalnie prostą. Zwykle wybiera się coś prostego, co równocześnie charakteryzuje działalność firmy. Nazwa to część PR-u, który w biznesie jest tak ważny, jak dla każdego człowieka powietrze. Jednak za nim powstanie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w Danii poproszeni zostaniemy o dopisanie skrótu odpowiadającemu pełnej nazwie Apartselskab, czyli ApS. Kolejnym ważnym aspektem jest oryginalność. Warto upewnić się wcześniej, że wybrana dla naszej firmy nazwa nie została już wcześniej wpisana do rejestru działalności. Rejestr jest dostępny online, a strona posiada angielską wersję językową. Dobrze jest również sprawdzić, czy domena witryny internetowej z preferowaną nawą firmy nie jest obecnie wykorzystywana. Dostępne są usługi różnych dostawców usług domenowych, jak np. Simply.

Siedziba przedsiębiorstwa

Utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga znalezienia odpowiedniej lokalizacji. Jest to jeden z podstawowych warunków, gdyż duńskie władze wymagają podania adresu zlokalizowanego na terenie kraj. Aczkolwiek niektórzy przedsiębiorcy decydują się także na założenie wirtualnego adresu. Rejestracji wirtualnego adresu biura można dokonać za pośrednictwem takich serwisów, jak na przykład: kontorservice.dk, regus.dk, virtuel-kontor.dk, symbion.dk, turbino.dk. Część właścicieli przypisują adres firmy do adresu prywatnego. Dotyczy to jednak wyłącznie mieszkańców Danii. Tego rodzaju są wprawdzie akceptowane przez Duński Urząd ds. Przedsiębiorstw, choć oficjalnie prawo nie zezwala na tego rodzaju działania.

Ustalenie tożsamości

Zgodnie z europejskimi przepisami, które mają zapobiegać przestępstwom finansowym, akcjonariusze będący właścicielami lub posiadający co najmniej 25% udziałów spółki wraz z kierownictwem muszą wcześniej zostać zidentyfikowani. W duńskich strukturach organizacyjnych wyróżnić można 4 typy członków spółki:

1. rezydenci;
2. nierezydenci;
3. firmy będące nierezydentami;
4. firmy będące rezydentami.

Nierezydenci

Osoba fizyczna niebędąca rezydentem podatkowym Danii, która zarządza lub posiada co najmniej 25% udziałów w spółce musi dostarczyć powinna dostarczyć następujące informacje oraz dokumenty:
• imię i nazwisko;
• adres zamieszkania;
• numer NIP;
• numer dowodu osobistego;
• skan paszportu;
• rachunek za media lub wyciąg z prywatnego banku, zawierający imię i nazwisko oraz prywatny adres.

Rezydenci

Osoby fizyczne będące rezydentami podatkowymi Danii, które zarządzają bądź posiadają co najmniej 25% udziałów w spółce są zobowiązane do dostarczenia następujących informacji:
• imię i nazwisko;
• adres zamieszkania;
• paszport;
• żółtej, duńskiej karty ubezpieczenia zdrowotnego.

Firmy będące nierezydentami

Jeśli firma niebędąca rezydentem Danii będzie posiadała przynajmniej 25% udziałów w spółce winna dostarczyć:
• wypis spółki z lokalnego organu biznesowego (maksymalnie 3 miesiące);
• statut;
• rejestr własności;
• identyfikator akcjonariuszy i zarządu.

Firmy będące rezydentami

Firmy będące duńskimi rezydentami podatkowymi, które posiadają co najmniej 25% udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są zobowiązane dostarczyć:
• wyciąg firmowy z Duńskiego Urzędu ds. Przedsiębiorstw;
• statut (Memorandum of Incorporation);
• rejestr własności;
• identyfikator akcjonariuszy i zarządu.

Rada nadzorcza

W strukturach duńskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest wymagane utworzenie Rady Nadzorczej. Jej funkcjonowanie bądź nie- jest w zasadzie wyłączną decyzją osób zarządzających spółką. W przypadku powołania Rady należy wymienić nazwiska wszystkich członków.

Zarząd

W ramach spółki z o. o. można mieć jednego lub więcej dyrektorów zarządzających. Dyrektor nie ma obowiązku posiadania stałego adresu zamieszkania na terenie Danii. W przypadku, gdy firma posiada więcej niż jednego dyrektora należy ustalić zakres decyzyjności (czy na dokumentach wystarczy podpis jednego z nich, czy też konieczne są podpisy wszystkich?).

Dziennik własności

Dziennik własności zawiera informacje na temat spółki i jej akcjonariuszy/właścicieli. W dzienniku podaje się informacje dotyczące:

• ilości akcji;
• nazwisk akcjonariuszy;
• wartości nominalnej akcji posiadanych przez każdego z akcjonariuszy w DKK;
• ilości posiadanych akcji przez każdego z akcjonariuszy.

Dobrą praktyką jest ustalenie dla każdej akcji wartości nominalne na poziomie 1 DKK. Dzięki temu, gdy kapitał własny wynosi 40 tys. DKK, do podziału między akcjonariuszy będzie także 40 tys. akcji. Jednocześnie jeżeli spółka posiada tylko jednego akcjonariusza, a kapitał własny wynosi 40 tys. DKK, to posiadać będzie on wartość nominalną 40 tys. DKK oraz 40 tys. udziałów w spółce.

Rozpoczęcie działalności

Przed rozpoczęciem działalności spółki należy ustalić konkretną datę, od której fizycznie będzie liczony moment działalności. Warto zarejestrować przedsiębiorstwo od momentu, kiedy zaczniesz mieć wydatki lub sprzedaż.

Rejestr VAT

Spółkę należy wpisać do rejestru VAT, jeśli zakładając firmę przewidujemy uzyskanie dochodów w wysokości ponad 50 tys. DKK. Poniżej tej wartości nie ma obowiązku rejestracji. Jednak wiąże się to z utratą możliwości ubiegania się o zwrot podatku VAT. W Danii większość przedsiębiorstw ma obowiązek wpisu do rejestru VAT. Jedynie firmy świadczące niektóre rodzaje usług są zwolnione z tego obowiązku (należą do nich firmy zajmujące się np. opieką zdrowotną bądź edukacją).

Pracodawca

Jeśli przedsiębiorca planuje zatrudnieni pracowników, jest zobowiązany do zgłoszenia tego faktu do rejestru pracodawców. W przeciwnym wypadku zatrudnienie pracowników, w świetle prawa, będzie nielegalne. Rejestracja nie jest konieczna, gdy w firmie jedyną osobą pracującą jest jej właściciel.

Import

Import towarów z krajów spoza Unii Europejskiej wymaga rejestracji przedsiębiorstwa, w wyniku której zostanie nadany numer EORI. Numer rejestracyjny pozwala na identyfikację firmy jako importera. Na etapie procesu rejestracji należy wybrać sposób uregulowania opłaty celnej. Większość firm decyduje się na formę programu kredytowego, oferowanego przez duński Urząd Skarbowy.

Eksport

Eksport towarów z krajów spoza Unii Europejskiej wymaga zgłoszenia tego faktu odpowiednim władzom. Firmy, których działalność jest mocno powiązana z importem, często decydują się również na rejestrację jako eksporterzy, co pozwala uniknąć komplikacji w przypadku, gdy konieczny jest zwrot towaru. Zwrot towaru jest postrzegany bowiem jako eksport.

Sektor

Nowopowstała spółka musi sprecyzować przestrzeń, w której będzie się poruszała. Opis jest dostępny dla każdego, więc powinien być krótki i precyzyjny. W oparciu o podany zakres, należy odszukać 6-cyfrowy kod przypisany do danego sektora.

Rok obrotowy

Duńscy przedsiębiorcy, zakładając nową firmę, mają prawo zdecydować, jaki ogólny rok podatkowy będzie obowiązywał spółkę. Najczęściej wybierany jest rok kalendarzowy (1.01 – 31.12). Jednocześnie warto wiedzieć, że pierwszy rok obrotowy firmy można wydłużyć z 12 do 18 miesięcy, dzięki czemu oszczędza się na kosztach raportu rocznego za jeden, fizyczny rok działalności. W praktyce wygląda to tak, że jeśli zdecydujemy się na rozpoczęcie działalności od 1 lipca 2020 r., to przy wydłużeniu roku obrotowego do 18 miesięcy, zakończy się on 31 grudnia 2021 r. Jednak raport roczny będzie obejmował dwa lata (2020 i 2021).

Wkład własny

Minimalna wysokość kapitału początkowego przy zakładaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi 40 tys. DKK. Początkowy budżet spółki jest przekazywany w całości na rachunek bankowy prawnika, w celu weryfikacji. Po dopełnieniu wszystkich formalności, adwokat odliczy od kapitału swoje wynagrodzenia w wysokości 1 295 DKK plus VAT oraz opłatę na rzecz państwa w wysokości 670 DKK.

Audyt

Prawodawstwo duńskie nakłada na przedsiębiorców obowiązek przeprowadzania audytu. Jednak jeśli firma jest mała i spełnia odpowiednie warunki może zostać zwolniona z tego wymogu. Audytu może nie przeprowadzać firma, która w pierwszym roku działalności nie przekracza co najmniej dwa z podanych limitów:

• firma posiada 4 mln DKK w aktywach ogółem;
• firma posiada 8 mln DKK w przychodach;
• 2 pracowników (średnio).

Jeśli firma w przeciągu 2 równoległych lat podatkowych, przekroczy przynajmniej podane dwa limity, firma będzie miała obowiązek przeprowadzenia audytu. Oczywiście, jeśli przedsiębiorca chce, to może dobrowolnie przeprowadzić audyt. Koszt przeprowadzenia audytu w Danii oscyluje w przedziale od 50 do 100 tys. DKK plus VAT rocznie, stąd przy małych przedsiębiorstwach jest to spore obciążenie.